la solución de problemas es un reto transversal a empresas de todos los sectores. Aunque se implementen acciones correctivas tras identificar una no conformidad o problema, verificar su eficacia implica mucho más que confirmar su ejecución, que es donde nos enfocamos muchas veces para afirmar que se ha solucionado el problema e incurrimos en errores que suman al escepticismo de tener un sistema de gestión certificado. A continuación, se explican las principales dificultades asociadas a la medición de la eficacia
Entender que es la eficacia en la solución de una No conformidad
Desde el punto de vista de mayor exigencia la eficacia implica que el evento no conforme, no se presente nuevamente, eso quiere decir que el tiempo viene a ser una variable de importancia; hay que entender que las organizaciones son dinámicas y estas eficacias no se dan eternamente; las condiciones de los análisis de las no conformidades, están basados en un momento, en un entorno específico, pero tampoco se puede caer en la superficialidad de medirla por el grado de implementación de acciones correctivas.
Inadecuado análisis del problema.
Si la raíz del problema no está bien definida, las acciones correctivas abordarán síntomas y no causas reales, una causa mal identificada genera acciones correctivas ineficaces por naturaleza, luego la eficacia es pobre.
Falta de indicadores claros
Definir indicadores específicos para medir el grado de eficacia de las acciones tomadas, es el mejor mecanismo, estos deben ser medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo, de esta forma se puede verificar si las acciones realmente resolvieron el problema, en sectores industriales más facilidad de medir (ej. defectos por millón, OEE), en servicios más subjetividad (satisfacción del cliente, percepción).
Tiempo insuficiente para observar resultados
Algunas acciones correctivas requieren tiempo para mostrar efectos sostenibles. Verificar eficacia de forma prematura puede dar falsos positivos, no es todos los sectores es el mismo tiempo, ni tampoco en todas las áreas se puede establecer los mismos tiempos, el equipo multidisciplinario en su análisis general puede proponer el tiempo más pertinente para medir la eficacia de las acciones tomadas
En SST o medio ambiente, algunas mejoras requieren ciclos largos de observación.
Falta de seguimiento sostenido
Muchas organizaciones hacen verificación puntual y no revisan si el problema reaparece con el tiempo, esto puede ser resultado de la falta de cultura de mejora continua o recursos limitados en calidad.
Complejidad de los procesos
Hay sectores como TI, salud o producción avanzada, donde los procesos son complejos y existen multivariable que impactan en la generación de no conformidades, puede requerirse mucho tiempo para hacer pruebas, para descartar variables y hallar las causas de los problemas para si plantear acciones y posteriores mecanismos de medición de la eficacia
Falta de trazabilidad y documentación
En muchos procesos donde se presenta no conformidades hay tanta variabilidad que no se registran adecuadamente los datos «antes y después» de la acción. Esto impide hacer mediciones con respecto a si hubo una mejora atribuible a la acción tomada o no.
Medir la eficacia de las acciones es vital para que las empresas validen objetivamente su impacto, optimicen recursos y mantengan el rumbo hacia sus objetivos. Además, permite detectar tempranamente áreas de mejora, impulsar decisiones informadas y fomentar una cultura de responsabilidad, En síntesis, sin métricas claras, cualquier esfuerzo carece de control, transparencia y sostenibilidad en el crecimiento.